Абсолютно каждый руководитель, топ менеджер или собственник сталкивается в своей жизни с постоянной нехваткой времени.
Я уже говорил в статье «Время и бизнес. Не тайм-менеджмент.» об отличии подхода к планированию своего дня у собственников бизнеса. Сейчас я хочу дать несколько советов по улучшению своего дня руководителям и топ менеджерам.

Самое главное в этом вопросе — это заранее составить четкий временной план дня. Почему? По одной простой причине – есть такой закон, что работа занимает все отведенное на нее время. Сколько вы запланировали – столько она и занимает. А если вы не планируете — значит она занимает максимальное количество времени.

У всех есть только 24 часа – не больше и не меньше. А это значит, что время стоит тратить только на то, что важно. Невозможно быть любящим супругом или родителем, если ваш рабочий день по 12-14 часов и в выходные вы регулярно проводите «важные» встречи.

Начните конкретно планировать свой день во всех сферах своей жизни – работа, семья, отдых, физкультура, учеба. Все сферы важны для вас, но в каждой находите по одному приоритету в день – только так у вас будет гармония и термин «выгорание» к вам не подойдет.

Для такого планирования очень важно иметь навык – говорить «нет». И не только себе, но и вашему окружению на работе. Не стоит браться за все подряд и соглашаться со всеми предложениями. Если то, что вас просят уводит вас от приоритетов сегодняшнего дня – скажите «нет».

Да, возможно, ваш отказ кого-то огорчит, но в массе своей люди больше любят честность и открытость. Я не думаю, что ваши отказы в вопросах, не способствующих продвижению к поставленной вам или вами цели, поссорят вас со всеми.

Навык говорить нет поможет вам и при таком вопросе, как увольнение сотрудников. Как правило, это самое неприятное в должности руководителя. Знаю это по себе.

В начале моей деятельности мне очень сложно было увольнять, возникало постоянно чувство жалости и оттягивал принятие решения. И когда уже это чувство жалости, неумение говорить «нет» привело к объявлению мне выговора за невыполнение в срок поставленной задачи.

А вы понимаете, что это произошло по той причине, что сотрудник, которого я все время жалел, просто и не думал о последствиях своей халатности. Вот тогда я понял – «головные боли» нужно устранять сразу, а не терпеть их.

Чтобы научиться говорить «нет» для начала научитесь брать паузу для ответа. Конечно, если вопрос срочный, то лучше перебороть свою «мягкость» и сказать «нет» сразу. При большом или неопределенном времени произнесите в ответ, что вы подумаете и примите решение позже.

Бывает так, что позже вопрос решился сам собой или отпал. Если же спустя какое-то время к вам опять повторно обращаются с этим же вопросом, вот тут уже скажите «нет» и можете обосновать отказ отсутствием времени или не соответствием профилю ваших обязанностей и интересов.

Хотите конкретики в том, где именно у вас есть резерв времени? Тогда сделайте одного упражнение, которое я апробировал в своей практике, и оно гарантированно помогает в вопросе нахождения резервов по времени.

В течении пяти (минимум – трех) дней запишите по минутам все, что вы делаете в течении дня – от подъема до отбоя. Чтобы было легче это делать поставьте на телефоне сигнал – напоминание каждый час.

Когда прозвучит сигнал – встаньте – разомнитесь – это полезно для здоровья, и запишите все, что вы делали в течении этого часа до минут. Если давать больший интервал, например — полтора часа – вы что-то забудете, а если меньший интервал – просто надоест вам это делать.

Многие мне говорили, что мне записывать – я и так все знаю и каждый день у меня, как день сурка. Но когда они выполняют – видна совсем другая картина. Поверьте, мне человеку, практикующему это упражнение со своими клиентами уже много лет – вы удивитесь эффективности этого упражнения.

Когда все дни будут у вас записаны – составьте таблицу в которой крайняя левая колонка будет временным интервалом каждого дня и три (или пять) следующих столбцов – днями недели. Построчно внесите все действия, которые вы записывали каждый час в столбец своего дня.

Для лучшего восприятия события, которые каждый день повторяются – выделите во всех днях одним цветом. Только не путайте себя – например, телефонный звонок одному и тому же человеку – это один цвет, а не просто одним цветом – телефонный звонок.

Анализ данной таблицы и покажет вам резервы вашего времени – что вы делаете не свое, что можно уже давно делегировать, а от чего просто отказаться. Поверьте – минимум процентов 30 вашего личного времени вы расходуете в никуда.
Топ менеджер одной крупной компании, занимающейся оптовой продажей, нашел у себя половину пустой траты времени. Вы не представляете в каком шоке он был!

Еще одним большим резервом вашего времени является время ваших совещаний.
Как правило, а я по просьбе своих клиентов часто присутствую на проводимых ими совещаниях, 50 процентов совещаний бесполезны.

Попробуйте провезти самоанализ ваших совещаний, ответив себе на несколько вопросов:
— сколько совещаний в месяц вы проводите?
— какова цель каждого совещания?
— как эту цель можно достигнуть другим способом?
— совещание только констатирует проблему или вы решаете ее на совещании?
— уровень совещания всегда соответствует уровню вопросов на нем?

И это только одни из первых вопросов, остальные необходимо рассматривать по специфике вашей деятельности, правилам подготовки и проведения самих совещаний.

Вопрос правильного делегирования – а здесь так же огромный резерв времени для вас – мы рассмотрим в следующий раз.

Даже просто ответив себе на вопросы данной статьи — вы увидите в чем ваш резерв времени, а начав действия по введению изменений — вы получите дополнительное время.

Самое главное в вопросе приобретения свободного времени – знать куда его использовать.
Например, я рекомендую раз в день устраивать себе час единения с природой. Везде есть парки или скверы. Побудьте в тишине от привычных звуков и действий, насладитесь природой, и вы за это время восстановите свою нервную систему, сбережете себе энергию и разгрузите мозг для новых идей для вашего блага и успеха.